La comptabilité enregistre  l’ensemble des flux d’informations quantitatives  concernant l’activité de l’entreprise. La plupart des opérations réalisées par l’entreprise se traduisent par des encaissements (exemple : les ventes….) ou des décaissements (exemples : les achats, les frais de personnel….). Cependant certaines opérations n’ont pas d’incidence sur la trésorerie, comme par exemple la dotation aux amortissements, relevant des charges calculées (et  donc non décaissées).

Les enregistrements comptables  reposent sur le principe de la partie double. C’est-à-dire que chaque événement  se traduit par deux flux (un flux entrant dans l’entreprise et un flux sortant), d’égales intensités mais de sens opposé. Le flux entrant est appelé débit, le flux sortant crédit. L’égalité des flux  se traduit en comptabilité par débit = crédit

Comme pour chaque événement on a l’égalité débit = crédit,  pour tous les événements globalement cette égalité est vérifiée. Somme des débits = Somme des crédits.

Certaines opérations ont une incidence directe sur le revenu de l’entreprise (c’est-à-dire le résultat de l’exercice, appelé encore profit), il s’agit des charges (exemple : les achats de matière première, les primes d’assurance, les frais de personnel …..Etc.) qui diminuent le revenu  (exemple 1 ci-dessus) et des produits (chiffre d’affaires, produits financiers ….) qui au contraire augmentent ce revenu (exemple 2 ci-dessus). La synthèse des charges et des produits est faite dans le compte de résultat.

D’autres opérations n’ont pas d’incidence directe sur le revenu mais influencent le patrimoine de l’entreprise.  Le patrimoine, ensemble de droits et d’obligations est synthétisé dans le compte de bilan.  Ce patrimoine se traduit en droit par des droits de propriété sur les immobilisations (terrains, constructions, matériels,…) ou sur des stocks, des droits de créances  (sur les clients, …) ou des disponibilités en banque ou dans la caisse.  En comptabilité, c’est l’actif du bilan.  Mais ce patrimoine peut être grevé par des dettes (capital, emprunt, dettes aux fournisseurs…). En droit il s’agit d’obligations,  en comptabilité, c’est le passif du bilan. (Voir exemple 3 ci-dessus).

Le bilan donne une image instantanée de la situation patrimoniale de l’entreprise lorsqu’il est établi à la fin de l’exercice comptable. Le compte de résultat détermine le revenu de l’entreprise à partir de l’ensemble des flux de produits et de charges de l’exercice qui vient de se terminer (résultat = produits – charges, si les produits sont supérieurs aux charges, l’exercice dégage un profit, si au contraire les charges sont supérieures aux produits, il s’agit d’une perte).

Ce résultat est une valeur patrimoniale au bilan dont l’usage sera décidé par le conseil d’administration (distribution  de tout ou partie sous forme de dividendes, la partie non distribuée constituant des réserves utilisées par exemple pour permettre à l’entreprise d’investir.

Elle permet notamment de savoir si l’entreprise gagne ou perd de l’argent (rentabilité), l’analyse des comptes sur plusieurs années nous permet d’apprécier comment évolue les ventes et la rentabilité par exemple. D’autres informations utiles à la gestion peuvent aussi appréciées à partir de la comptabilité, ce n’est pas l’objet de cet article. La gestion de l’entreprise suppose aussi de prendre en compte des informations qui ne sont pas fournis par la comptabilité.

Exemple : le chiffres d’affaires baisse depuis trois ans, pourquoi ?

Cet exemple très schématique nous montre que pour redresser la situation il faut faire un diagnostic de l’entreprise  qui ne portera pas uniquement sur la situation financière, mais aussi un diagnostic (forces et faiblesses) de la politique de marketing, de la politique de recherche développement, de la politique des ressources humaines, de la politique de production ……Mais il faut aussi parfois prendre en compte des événements extérieurs  à l’entreprise liés à son environnement économique ( ex : chômage, baisse ou augmentation  du pouvoir d’achat des clients hausse ou baisse du prix des matières première…),  son environnement socio -économique ( évolution favorable ou défavorable des comportements d’achat des consommateurs) ou encore son environnement politico-légal ( législation plus favorable ou moins favorable….). C’est-à-dire un ensemble de menaces et d’opportunités décelables dans cet environnement.En s’appuyant sur ces forces et/ou en réduisant ses faiblesses l’entreprise peut développer une stratégie globale lui permettant de saisir les opportunités du marché.

Seule une approche globale de l’entreprise mobilisant des outils de diagnostic stratégique adaptés  pour passer au crible les différentes fonctions de l’entreprise (marketing, production, ressources humaine, finances…) permet d’aller vers les bonne solutions assurant le développement de l’entreprise. Il est évident que dans une PME le dirigeant ne peut pas « s’offrir » en interne toutes ces compétences.

Certes lui-même ou son principal collaborateur en maitrise sans aucun doute certaines mais celles qui leurs manquent sont peut être essentielles pour comprendre la situation de l’entreprise et apporter les solutions adaptées.

Par ailleurs le dirigeant dans une PME ne dispose pas, le plus souvent,  du temps nécessaire pour se dégager des contingences de la gestion routinière  de son entreprise. Ce manque de recul peut conduire à des catastrophes mettant en péril d’existence même de l’entreprise.